Qué es el protocolo empresarial

Seguro que has visto o escuchado mil veces el término “protocolo empresarial” pero, ¿estás seguro de saber de qué se trata? En este artículo despejaremos todas tus dudas al respecto.

Para el funcionamiento correcto de cualquier empresa, es necesario contar con una herramienta que sirva como guía para recoger todos los procedimientos que deben cumplirse. Pero, ¿qué es exactamente el protocolo empresarial? ¿Hay diferentes tipos? En este post, tenemos las respuestas ante estas cuestiones relacionadas con la cultura empresarial.

En una sociedad, hay diferentes tipos de protocolos que podemos aplicar en diferentes ámbitos. Por ejemplo, el protocolo social, conjunto de normas que se emplean diariamente en las relaciones sociales; el protocolo académico, que es el que se aplica en contextos relacionados con el mundo de la enseñanza; o los protocolos de atención, donde encontraremos el conjunto de procedimientos para la atención de una situación específica de salud.

Uno de estos protocolos es el protocolo empresarial, que es el que se aplica en empresas y que compete tanto a los empresarios como a los trabajadores. El hecho de que exista el protocolo en una empresa es clave para anticiparse a los problemas que podrían generar conflictos y, por tanto, se convierte en una herramienta necesaria para mantener un buen funcionamiento e imagen de la empresa.

¿Qué es el protocolo empresarial y para qué sirve?

El protocolo de una empresa recoge las pautas de conducta aplicadas al ámbito de los negocios con el objetivo de evitar que las relaciones generen conflictos o crisis de reputación o imagen. Por tanto, en él encontraremos reglas que deben cumplirse en el seno de una empresa, como por ejemplo normas de etiqueta y cortesía, comunicación corporativa, organización de visitas, celebración de eventos, etc.

El fin principal de estas pautas de conducta es la anticipación a posibles conflictos o crisis. Como cada empresa es diferente, su protocolo empresarial estará diseñado especialmente por y para ella, y tendrá en cuenta sus características y necesidades. Así no se deja ninguna situación al azar, todas las pautas y criterios de actuación están definidos de antemano.

Tipos de protocolo empresarial

Existen diferentes tipos de protocolo en las empresas según cada tipo de evento o situación. Algunos ejemplos serían:

• Protocolo estándar: establece normas para situaciones habituales como, por ejemplo, cómo presentarse a un cliente o cómo atenderle.
• Protocolo de eventos: aplicable a celebraciones internas o externas, recoge pautas como las normas de etiqueta y vestimenta adecuadas para la ocasión.
• Protocolo de actos públicos: recoge las normas para eventos gubernamentales u oficiales.
• De contactos: pautas que se establecen para los contactos profesionales. Pueden ser, por ejemplo, a nivel de comunicación o imagen.
• Protocolo interno: marca las pautas de oficina, normas de comportamiento, vestimenta, etc., que deben aplicar los miembros de la empresa al relacionarse entre ellos.

¿Cómo debe ser el manual de protocolo interno de una empresa?

Hay 4 características que son clave a la hora de redactar el protocolo interno que cualquier empresa debería tener en cuenta. Éste debería ser:

• Práctico: debería recoger todas las normas protocolarias y necesarias para el buen funcionamiento de la empresa, pero sin saturar.
• Claro y conciso: por tanto, de lo anterior se desprende que su redacción debería ser clara y concisa, para así evitar malentendidos.
• Flexible: las normas deberían poder ajustarse en cada caso, sin la necesidad de ser inamovibles.
• De fácil acceso: cualquier miembro de la empresa tiene que poder tener acceso al protocolo de manera sencilla y en cualquier momento.

¿Qué deberíamos encontrar dentro del protocolo empresarial?

Como comentábamos con anterioridad, cada protocolo interno de una empresa debe ajustarse a las necesidades de la misma y, por tanto, los puntos que aparecerán en el manual podrán variar. Sin embargo, siempre habrá algunos puntos en común que el protocolo empresarial deberá mencionar como, por ejemplo:

• Organigrama: es útil para determinar, por ejemplo, quiénes y en qué orden intervendrán en una reunión o junta.
• Visitas: encontraremos una sección específica sobre el protocolo de visitas, que recogerá las reglas para la recepción y acompañamiento de estas.
• Imagen corporativa: también aparecerá un apartado que hará referencia a los elementos que constituyen la imagen corporativa y las indicaciones sobre su uso.
• Conducta: hará referencia también a los códigos de comportamiento, desde el código de vestimenta hasta horarios, tratamientos, etc.
• Comunicación corporativa: en el manual de protocolo empresarial se incluirán las líneas generales de la comunicación corporativa que establecerán los estilos adecuados para cada canal informativo.

Esperamos que este artículo te haya resultado útil para conocer más sobre el protocolo empresarial, pero si te gustaría profundizar más en el mundo de la comunicación corporativa, puedes ampliar tu formación con nuestros Masters en Comunicación Corporativa. ¿Te unes?